第１条 この規程は、文書の取扱について定めることを目的とする。
第２条 事案の処理は、特殊な場合を除き、文書によってしなければならない。
第３条 文書は、事務が能率的に処理されるように、正確迅速に取り扱わなければならない。
第４条 到達した文書及び物品は、総務課において次の各号により処理しなければならない。
(１) 文書は、開封し、主管課に配布すること。主管課は収受印を押し文書件名簿に登載し番号を記入しなければならない。ただし、請求書、届書、参考図書等で軽易なもの及び第24条第２項に規定するものは、文書件名簿に登載しないことができる。
(２) 前号の場合において、訴願書、審査請求書その他収受年月日等が権利の得喪に関係のある文書には、その封筒を添えなければならない。
(３) 村長あての文書で重要又は異例なものは、直ちに、村長及び副村長の閲覧に供し、第１号によって主管課に配布すること。
(４) 親展文書は、封をしたまま、親展文書配布簿によって、各名あてに配布すること。
(５) 金券（現金及び小切手、かわせ等の有価証券を含む。）を添えた文書は、その余白に所要の事項を記入したうえ、第１号の取扱いをし金券は、金券配布簿によって会計課又は主管課に配布すること。
(６) 電報は、電報配布簿によって、直ちに、主管課に配布すること。
(７) 物品は、物品配布簿によって主管課に配布すること。
(８) 書留郵便物は、書留郵便物取扱簿に登載したうえ、前各号の取扱いをすること。
２ 差出人又はその関係人が出向いて処理を待つ文書は、主管課に通知し、その上部欄外に「参庁」の印を押し、前項の処理をしなければならない。
３ 主管課で受領した文書は、前項の場合を除き、直ちに総務課に送付して第１項の処理を経なければならない。
第５条 課長は、配布を受けた文書を査閲し、自ら処理するもののほか、処理期限等のあるものについてはこれを指示し、係長を経て事務担当者に配布し処理させなければならない。
２ 課長は、文書処理簿等により、常時、その処理状況をは握し、適宜の措置を講じなければならない。
第６条 配布を受けた親展文書で秘扱を要するものについては、自ら処理するもののほか、その処理方針等を指示し、前条第１項の規定に準じて処理させるものとする。
第７条 配布を受けた文書で、直ちに処理に着手しないものは、欄外に処理方法等を付記し、一応供覧しなければならない。
(５) 訓令 所属の機関及び職員に指示命令するもの
(６) 訓 所属の機関及び職員に各別に指示命令するもの
(７) 内訓 訓令又は訓でその内容が秘密にわたるもの
(８) 指令 所属の機関、団体及び個人の申請、願出又は伺に対する処分の意思を表示するもの
(９) 辞令 所属の職員に係る処分の意思を表示するもの
第９条 文書の起案は、所定の起案用紙を用い、処理案を記載し、必要があるときは起案理由を記載し、関係書類等を添えなければならない。
第10条 起案文書は、その内容又は取扱区分によって、上部欄外に「急」、「重」、「秘」、「親展」、「書留」、「速達」、「電報」等と朱書しなければならない。
第11条 電報の起案は特に簡明に行い、略号があるときは必ずこれを用い、あて先にはかたかなでふりがなを付さなければならない。
第12条 内容が軽易又は定例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書し、又は帳簿等により処理するものとする。
第13条 不備のある文書を整備させようとするとき、又は本書を存置しないで送付しようとするときは、符せん用紙を用いて処理するものとする。
第14条 法令その他により、用紙、帳簿等について定めるものについては、それにより処理するものとする。
第15条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。
第16条 起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、課長又は事務担当者等が持参して回議しなければならない。
第17条 事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。
第18条 回議及び合議を受けた起案文書は、即日処理に努めなければならない。
第19条 回議及び合議中の起案文書を訂正し、又は添削したときは、その経過を明らかにしておかなければならない。
第20条 回議及び合議中の起案文書について、その結果を知ろうとするときは、「施行前」「（施行後）要再回」と表示し、再回を受けたときは、表示の下に認印をしなければならない。
第21条 回議及び合議した起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁されたとき、又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。
第22条 条例、規則その他の規程案は、総務課に合議しなければならない。
第23条 起案文書の決裁は村長がこれを行う。ただし、専決事項の事案については、専決者においてこれを行うものとする。
２ 決裁を受けた文書はその決裁を受けた者がその決裁年月日を記入しなければならない。
ただし、指令及び往復文書で、第４条の規定による収受に係るものは、その収受の番号とする。
２ 達、指令及び往復文書で同一事案に係るものに一連番号を設ける必要があるものは、前項の規定にかかわらず、台帳等による番号とすることができる。
３ 往復文書で軽易なものの番号は、号外で処理することができる。
第25条 前条第１項の規定による番号は総務課で起すものとし、事案が完結するまで、同一のものとする。ただし、４、５、６号と７号の文書は担当課で起すものとする。
２ 前条第１項第７号の指令及び往復文書の番号には、前項の規定による起番の年次及び
別表に掲げる符号を冠するものとする。
３ 指令の番号には、前項の規定によるほか、指令の区分を付するものとする。
第27条 施行文書の浄書は、タイプによるものを除き、主管課においてするものとする。
２ 浄書及び照合を終ったときは、その責任を明らかにするため浄書者及び照合者は原議の所定欄に認印しなければならない。
第28条 施行文書には相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したものには、公印を押さないことができる。
２ 達、指令その他重要な文書には、公印を押すほか、契印を押さなければならない。
第29条 施行文書で発送を要するものは、原議（親展文書にあっては処理簿）とともに、退庁時１時間15分前までに、総務課に送付し指示を受けなければならない。
第30条 文書を施行したときは、文書件名簿、処理簿、原議、台帳等にそれぞれ処理の経過又は施行年月日等を記入認印しておかなければならない。
第31条 文書の保存区分は、法令に別段の定があるものを除くほか、次のとおりとする。
２ 前項の保存期間は、文書の完結の翌年（翌年度）から起算する。
第32条 完結文書の分類編冊は、別に定める文書保存分類基準及び次の各号によらなければならない。
(１) 暦年（会計に関する文書は会計年度）によって区分すること。
(２) 数か年（数か年度）にわたって処理した文書は、その事案が完結した日の属する年（年度）の分として区分すること。
(３) １冊の厚さは約６センチメートルとし、これをこえるものは適宜分冊すること。
(４) 図面、写真等の添付書類で本書に直接つづり込むことができないものは、袋に入れ又は結束して本書との関係を明らかにしておくこと。
(５) 永年保存及び10年保存のものには、索引をつけること。
第33条 編冊した完結文書は、主管課において所定の書棚等に納め、紛失、き損等のないようにしておかなければならない。この場合、台帳等に整理しなければならない。
第34条 文庫に納めた完結文書（以下「保存文書」という。）は、保存区分別に分け、暦年又は会計年度に従って整理配列しておかなければならない。
第35条 保存文書の保存については、毎年１回文書保存台帳と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。
(１) 文庫内は常に清潔にし、虫害及び湿害の予防に努めること。
(２) 文庫内で喫煙し、又はじっさいの火気を使用させないこと。
(３) 文庫は必要があるときのほか、常にかぎをかけ、かぎの保管を厳重にしておくこと。
第36条 職員が保存文書を閲覧しようとするときは、保存文書閲覧簿に記入のうえ、係員の承認を受けなければならない。ただし、文庫内で閲覧する場合は、保存文書閲覧簿の記入は要しない。
２ 保存文書閲覧者は、次の事項を守らなければならない。
(３) 破損し、汚損し又は紛失したときは、直ちに総務課長に報告し、その指示を受けること。
第37条 職員が公務のため保存文書を携出する必要があるとき、又は出先機関等の長から保存文書の庁外貸出の申出があったときは、主管課長は、総務課長の承認を受けなければならない。
第38条 主管課長は、保存期間を経過した保存文書を、決裁を経て、廃棄することができる。
２ 保存文書を廃棄したときは、文書保存台帳からその部分を削除し、廃棄した文書は原則として焼却しなければならない。
第39条 保存を要しない完結文書等は、上司の承認を受け焼却することができる。
第40条 窓口において処理する文書は、第２章から第４章までの規定にかかわらず、あらかじめその事案及び処理方法等の承認を受け処理することができる。
２ 前項の場合においても、事後決裁を受ける等の方法によらなければならない。
第41条 職員は、常に文書の整理に心掛けなければならない。
２ 職員は、処理済文書、未処理文書に区分し、さらにまた事案ごとに区分し、仮つづりする等、その処理を明らかにしておかなければならない。
第42条 部外者からの文書の閲覧又は謄写の申出等は、上司の承認がなければ、これをすることができない。
第44条 出先機関等に、文書の提出依頼があったときは、封入のものは封をしたまま、取継文書処理簿に記入のうえ、処理しなければならない。
２ 処分その他の行為又は不作為についての不服申立てであってこの規程の施行前にされた処分その他の行為又はこの規程の施行前にされた申請に係る不作為に係るものについては、なお従前の例による。